2012年4月20日下午四点半，总部员工参加了在公司总部二楼第一会议室召开了由公司人力资源部组织的大型培训会议。这次的培训会议是由公司财务部和人力资源部联合举办的，特邀请财务部的财务总监助理孙玉强先生和人力资源部的部门副经理彭丽女士分别为同事们做了《如何降低运营成本》和《如何提高工作效率》的专题培训。参加这次培训的，是公司总部各个职能部门的同事，一共三十三人，是历次培训中参加人数最多的一次。公司总经办主任黄松轩先生、财务部总监林树春先生、人力资源部总监程文忠先生、行政部总监张俊先生列席培训会议。公司董事长、总经理郑龙干先生也在百忙之中出席会议，并且作了重要指示，发表重要讲话。
财务总监助理孙玉强先生，是位多年的老会计。从业20多年来，在财务管理工作方面积累丰富的知识和经验。他的培训风格，重理论，重概念，却又深入简出，言简意赅。他首先跟我们说明了“运营成本”的具体含义。他认为，运营成本也称经营成本、营业成本。是指企业所销售商品或者提供劳务的成本。 营业成本应当与所有销售商品或者所提供劳务所取得的收入进行配比，营业成本是与营业收入直接相关的，已经确定了归属期与归属对象的各种直接费用。营业成本主要包括主营业务成本、其他业务成本。很多没有学习过财务知识的同事，经他这么一说，也就非常明白了。在讲解运营成本的主要内容方面，孙助理认为，与运营成本应该包括仓储费用、车辆费用、直接人工费用、销售费用和管理费用五大类。每一类又分成若干小类。以车辆费用为例，就可以分为车辆油耗、车辆修理费用、车辆保养费用、车辆路桥费用、车辆保险费用、车辆的年审季审、其他车辆费用（折旧、罚款、停车洗车、运营税金）等七小类。仓储费用也可以分为搬运、分拣费用、租金及各项管理费用、仓库维护费用、仓库折旧费用、货品短缺、保险费用等五小类。直接人工费用也可以分为生产员工工资、奖金、生产员工各项福利费用、生产员工社会保险费用、生产员工伙食费用、生产员工日常岗位培训费用、生产员工劳保费用、生产员工工伤医疗费用等七小类。销售费用又分为销售人员的工资、奖金支出、销售人员各项福利性支出，社会保险费用、销售人员电话通讯费用、销售部门业务费用、销售部门日常差旅费用及车辆费用、销售部门其他费用（办公费、伙食费、广告宣传费）等六个小类。最后的管理费用也可以分为管理人员的工资、奖金支出、管理人员各项福利支出、伙食费用支出、管理人员社会保险、管理人员通讯、差旅费用、管理部门车辆各项费用、管理部门业务费用、管理部门办公杂费（水电、办公用具等）、办公场地的租金及日常维护等七个小类。经过孙助理这么分析，同事们才恍然大悟，原来公司每花一分钱，都要分配到如此细致的相应的科目中去，也终于明白到财务部报账时候的流程为何必须如此严格的原因：一切都是为了公司运营成本管理的合理化！在讲完运营成本的分类之后，孙助理又讲授了降低运营成本的若干方法：首先是根据运营成本内容来做好日常运营成本管理工作；其次是可控运营成本控制管理，可以从下面几点入手：1、车辆费用管理（加强车辆保养减少大修费用，及时更新老车辆降低维修费用、提高车辆运行效率，遵守车辆日常管理制度减少事故发生，维修材料货比三家等）；2、仓储费用管理（加快货物周转次数提高仓储能力，做好仓库日常维护减少大修费用，增大仓库容量降低租金占有率）；3、直接人工费用管理（加强机械化作业提高员工生产效率，培训新员工技能留住老员工，加强员工安全培训杜绝工伤事故发生）。再次，必须时刻提醒安全意识，确保无重大事故发生。第四，要提高公司业绩减少销售费用占有率。最后，要提高管理人员水平，降低管理性支出。培训的最后，孙助理总结说：“降低运营成本的方法还有很多，希望大家能够在实际工作中总结出来，在运用到日常工作中去。这样，我们公司低成本、高效益的管理模式的实现，指日可待！”
公司董事长、总经理郑龙干先生全程听完两场培训讲座，在孙助理的培训之后，按耐不住自己的兴奋之情，即席发表了讲话。郑总首先肯定了今天的培训会议，他认为这是一次非常有意义的培训，培训的主题跟公司的管理决策委员会的季度会议的会议主题完全吻合，也是跟第二十三期《大顺文化报》的“董事长寄言”的主题《效率是企业的生命》相吻合。郑总好高度赞扬今天联合举办培训会议的财务部和人力资源部，以及孙玉强、彭丽两位讲师。郑总在谈到如何提高工作效率时，他说：我们必须明确两点，才能真正做到提高效率。第一是从自身做起，第二是从日常做起。针对如何降低运营成本，提高工作效率，郑总提出公司经营管理的“三化”，即：工作目标计划化、工作效率数据化、工作绩效激励化。最后，郑总总结说：把繁琐的事情条理化，流程化，规范化，我们的工作效率自然就提高了，而提高工作效率，既是成就了你本人，同时也早就了公司的经营业绩！郑总的热情洋溢的讲话，为同事们指明了今后工作的目标和方向，更是为大家上了一堂生动有趣的管理课程。
人力资源部副经理彭丽女士，给我们大家带来了《如何提高工作效率》的培训课程。培训课程分为三个部分，分别是关于如何提高工作效率的概念、意义和方法。彭经理分析效率的概念说，效率就是速度+质量，工作效率是评定工作能力的重要指标。她并且强调，有两种个情况不能称为效率：一种是“有速度没质量”，另一种是“有质量没速度”。可见，“速度”和“质量”必须是并存的，是同等重要的两个因素。彭经理还认为，提高中工作效率在我们日常工作生活中的意义有四个：1、提高工作效率可以增加二者利益。即有利于单位的劳动生产率和经济效益的提高，增加活力；有利于工作者本人实现多劳多得，增加收入。2、提高工作效率后，就有可能缩短工作时间，从而有更多的时间让员工自行支配，去从事学习、娱乐、旅游、社交和休息。3、提高工作效率以后，可以克服机构臃肿，人浮于事，浪费时间的现象。4、提高工作效率之后，在优化劳动组合中，具有更大的竞争优势。
提高高坐效率的方法，是彭经理这次培训课程的重点要点。她列举了十条方法，并且用了大量的案例来分析和说明这些方法，以便让听课者容易接受这些方法。彭经理认为，劳逸结合，保持最佳的工作激情，是提高工作效率的主要方法。一个人就像一部电脑，需要硬件也需要软件。她分析说，硬件（身体）：劳逸结合非常重要，减少或避免“工作疲惫期”，它能使人事半功倍。 软件（心态）：工作激情是提高工作效率的首要，就是说提高和保持工作激情是提高工作效率的前提。第二个方法是选择正确的工作方向。工作方向就是工作目标或工作目的，是一切工作的源头和指导，我们可以选择不同的工作方向，但是正确的工作方向只有一个，争取第一次就把事情做对。方法三是选择最好的工作方法，做任何工作都有各种方法可以选择，也许也都可以殊途同归。
时间是有限的，我们的工作也是以结果为导向的，所以，在工作前，请认真思考什么才是最好的方法，磨刀是不费砍柴工的。方法四：工具的选择和使用。选择好的工具能使得事半功倍。彭经理举例说：比如你要统计大量的数据，有两种方法？一是利用计算器一个一个来敲，第二种方法是直接将数据输入EXCEL，利用里面的公式来计算，你觉得这两种方法哪一种更快更准确，更便于检查？非常明显，大家都会选用第二种方法。方法五：学会列清单，并将工作分类。彭经理分析说，把自己要做的每一件事情都写下来，当你看到自己长长的清单时，也会产生紧迫感。另外，把所有工作划分成事务型和思考型两类，分别对待。方法六：一次性做完原则。彭经理认为，时间管理是最重要的方法。谈及分清事情的轻重缓急时，彭经理为大家讲解了帕累托的二八原则，先考虑事情的轻重，再考虑缓急。根据二八原则，我们应当对要做的事情分清轻重缓急，进行如下的排序：
①、重要且紧急——这些是必须立刻或在近期内要做好的工作。
②、重要但不紧急——如制定工作计划。
③、紧急但不重要——表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但是如果客观地来检视，我们就会把它们列入次优先级里面去。
④、既不紧急也不重要，而我们常常在做更重要的事情之前先做它们，因为它们会分你的心——让我们有藉口把更有益处的重要的工作向后拖延。彭经理还分析说：我们做事要有重点，分清重点之后就要集中精力和时间去处理那些“重要但不紧急”的工作，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然，同时可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，避免在事情变得紧急后才疲于应付。成功者会花最多的时间做最重要的事，而不是最紧急的事。和成功者不同的是，我们一般人都是优先选择那些虽然紧急但不重要的事来做。因此，我们必须学会如何把重要的事情变得“紧急”。只有这样做，才能让我们的工作既有效率又有效益。重要性及紧急性——对同类型的事情，因工作能力、工作重心及关注点等等的不同，不同层级不同岗位对其会有不同的定位与分类。结合自身岗位去分析，去定位，去安排。时间管理的第二个重点是统筹安排。彭经理举例子说：妈妈让小明给客人烧水沏茶，洗开水壶要用1分钟，烧开水要用15分钟，洗茶壶要用1分钟，洗茶杯要1分钟，拿茶叶要用2分钟。小明估算了一下，完成这些工作要花20分钟，为了使客人早点喝上茶，按你认为的最合理的安排，多少分钟就能沏茶了？ 答案：洗开水壶一定要在烧开水之前进行；烧开水的同时可以进行洗茶壶、洗茶杯和拿茶叶的工作。所以最短在1 + 15 = 16分钟之后就可以沏茶了。提高工作效率的第八个方法，是制度化，流程化。制定完善相关制度，达到日常事务有章可循，让管理行为用规章制度说话，用规章制度规范管理行为。有了相应的制度和流程，能将重复的事情统一化、规范化，权责明确，避免管理的混乱。流程优化，减少工作延误的可能，减少出错的可能，同时能降低管理成本。方法九：良好的沟通与协作。管理者几乎50%的时间都在沟通，日本经营之神松下幸之助说过“企业管理过去是沟通，现在是沟通，将来还是沟通。”独木难成大局，单打独斗，强人时代早已过去，只有众志成城，才能打遍天下。第十，避免多头领导与越级汇报。彭经理用猴子戴手表的寓言来说明多头领导的危害性，她说：“手表定律”带给我们一种非常直观的启发：对于任何一件事情，不能同时设置两个不同的目标，否则将使这件事情无法完成；对于一个人，也不能同时由两个以上的人来同时指挥，否则将使这个人无所适从；而对于一个团队，更是不能同时采用两种不同的管理方法，否则将使这个团队无法工作。然后，她又用“黄凯文越过组长向公司领导汇报工作计划”的案例，来说明越级汇报的危害性。彭经理郑重地忠告大家：越级汇报会恶化人际关系，打乱公司的工作流程！这一点，得到了列席会议的公司行政部总监张俊先生的高度认同。最后，彭经理意犹未尽地说，提高工作效率的方法还有很多，比如避免过于注重细节、事必躬亲、消极思维等等也是方法的一种。
人力资源总监程文忠作了总结发言。他首先建议在座听课的同事，用热烈的掌声来感谢今天为大家做培训的两位讲师，也用热烈的掌声送给郑总，感谢他对公司的培训事业的大力支持，并为我们所做的工作指导。程总说，今天培训的各个课程，其实是相辅相成的，一个企业的经营活动，其最主要的关系就是投入与产出的关系。所以我们开展这样的培训活动，其主要目的也就是在于让大家明白如何懂得开源与节流。提高工作效率，就是开源的最有效方法，而降低运营成本，恰恰就是节流的最明显的办法。
与会者都认为，今天的培训会议气氛热烈而活跃，大家的受益也相当多。大家纷纷建议，以后要多多举行这样的培训，让自己学到更多的知识，提高自己的修养，在以后的工作生活中，使自己的价值得到更大的升华。培训会议在财务部总监林树春先生的一句话中落下了帷幕：“让我们把今天所学到的知识，真真正正运用到工作中来吧！”
郑总声情并茂地做重要讲话
程总为大家做总结发言
孙助理为大家讲授《如何降低运营成本》
彭经理为大家讲授《如何提高工作效率》